Hướng dẫn tạo bảng chấm công trên Excel vô cùng đơn giản

Bạn đang quan tâm đến Hướng dẫn tạo bảng chấm công trên Excel vô cùng đơn giản phải không? Nào hãy cùng Vuihecungchocopie đón xem bài viết này ngay sau đây nhé, vì nó vô cùng thú vị và hay đấy!

Trên mô hình là 13, nhưng khi bắt đầu làm việc, chúng tôi chỉ cần 2:

+ 1 là danh sách nhân viên (dsnv)

Bạn đang xem: Cách làm bảng chấm công

+ 1 sheet là tháng 1 (hoàn thành 1 tháng, bạn có thể sao chép sheet này và đổi tên sau)

Bảng nhân viên:

Nội dung chính của biểu mẫu này là tên và mã của nhân viên. Cần tạo mã nhân viên vì có thể có trường hợp trùng tên. Tránh trường hợp trùng lặp khi quản lý mã.

Còn các nội dung khác liên quan đến nhân viên như: ngày tháng năm sinh, quê quán, số cmt, ngày nhập cảnh … có thể tạo như sau:

+ cột e (ngày tháng năm sinh), bạn bôi đen toàn bộ cột (đưa con trỏ chuột lên đầu cột – chữ e, bấm chọn toàn bộ cột), định dạng ô / number / custome / select dd – mm-yyyy. Tác dụng: Khi bạn nhập bất kỳ kiểu dữ liệu nào vào trường này, ngày sẽ tự động trở về dd-mm-yyyy (01-01-2014)

Các biểu mẫu danh sách nhân viên chủ yếu được nhập theo cách thủ công nên không có gì phức tạp. Lưu ý: Bạn chừa khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết đến các sheet khác. Nếu cần thêm gì thì cột 1 bên trái là để dự phòng.

Bảng tháng 1

Đầu tiên hãy tạo một khung cho bảng chấm công, bao gồm các nội dung sau: tiêu đề-bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, thông số ngày làm việc của tháng hiện tại, các cột gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng hiện tại (tương ứng với 31 cột và 31 ngày – số ngày lớn nhất trong tháng), đếm 4-5 cột, ghi chú 1 cột

Sau đó, giảm chiều rộng của các cột để chúng gọn gàng và dễ xem. Cột ngày trong tháng có thể được thu hẹp đủ để xác định thời gian. Cột được tính toán không cần quá rộng. Chủ yếu là cột tên và mã nhân viên là đủ.

Cách giảm chiều rộng: Bạn làm cho cột của ngày trong tháng có màu đen, tính toán công việc (trong ví dụ, tô sáng từ cột e đến cột am), sau đó giảm chiều rộng của cột e đi khoảng 30 pixel ( hoặc màu đen từ cột e Chuyển đến cột am, sau đó nhấp vào chiều rộng cột lệnh, chọn 3,13 tương ứng với 30 pixel)

Vậy là bạn đã hoàn thành việc đóng khung thời gian biểu. Tiếp theo, chúng ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày lên lịch.

Tạo ngày trong lịch trình

– Đầu tiên, chúng tôi xác định năm sử dụng. Nhập giá trị của năm vào ô d1. Ví dụ năm 2014

– Trong ô b4 (xác định tháng thời gian) chúng ta nhập hàm xác định ngày: = date ($ d $ 1; 1; 1) Lưu ý rằng dấu phân cách giữa các thành phần trong hàm có thể là a; hoặc, tùy thuộc vào trên cài đặt máy tính của bạn. Được sử dụng trên máy tính của tôi; nội dung hàm ngày: Xác định giá trị của ngày dựa trên giá trị được chỉ định trong hàm. Giá trị là năm, tháng, ngày. Trong hàm trên, năm = giá trị trong ô d1, tháng = 1, ngày = 1

– Khi ở trong hàm, trong ô b4, chọn Định dạng ô / Tùy chỉnh / Trong hộp loại bên phải, nhập giá trị [“tháng” mm “năm” yyyy] và nhấn ok (dấu ngoặc kép + tháng + dấu cách + dấu ngoặc kép + mm + dấu ngoặc kép + năm + dấu cách + dấu ngoặc kép + yyyy)

Xem thêm : Định dạng ngày tháng trong excel

– Bạn có thể di chuyển các ô từ ô b4 đến d4 để hiển thị đủ nội dung cho dễ xem.

– Trong ô đầu tiên (ô e9), nhập = b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.

Xem thêm: Cách Làm Bánh Muffin Chocolate Gây Ấn Tượng Ngay Lần Đầu Thưởng Thức

– Trong ô f9, nhập = e9 + 1 (ngày thứ hai của tháng)

– Sao chép công thức trong ô f9 sang các ô liền kề cho đến ô thứ 31 (ô ai9) như sau:

• Cách 1: Đánh dấu từ ô f9 đến ô ai9, nhấn ctrl + r
• Cách 2: Nhấn vào ô f9, giữ chuột tại vị trí chấm đen trong ô Con trỏ chuyển thành +, kéo chuột đến ô ai9 và thả

– Đánh dấu từ ô e9 đến ô ai9, chọn Định dạng ô / Tùy chỉnh / Nhập mục bạn đã nhập dd và nhấn OK (chỉ ngày sẽ được hiển thị) Nội dung của các ô từ e9 đến ai9 sẽ hiển thị ngày, như được hiển thị trong bảng trên.

– Nhập hàm vào ô e10 = select (trong tuần (e9); “sunday”; “t.two”; “t.three”; “t.wed”; “t.year”; “t. 6 “”; “t. Bảy”)

Nội dung hàm:

• weekday (e9) : là lấy giá trị ngày trong tuần của ô e9. Nếu nội dung của hàm ngày trong tuần không có thứ tự ngày trong tuần, nó sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, Thứ hai, Thứ ba … Thứ bảy (bắt đầu vào Chủ nhật và kết thúc vào Thứ bảy) và trả về một số từ 1 đến 8
• select : là một hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn làm cơ sở để xác định. Các giá trị tiếp theo được trả về dựa trên giá trị đầu tiên.

Trong hàm trên, khi hàm ngày trong tuần được sử dụng vào ngày 1 tháng 1 năm 2014, giá trị 4 sẽ được trả về. Khi hàm select được sử dụng, thứ tự tương ứng là chủ nhật, thứ hai, thứ ba … thứ bảy và giá trị 4 sẽ tương ứng với thứ 4. Vì hàm ngày trong tuần không tự trả về bất cứ thứ gì bằng tiếng Việt nên chúng ta phải kết hợp nó với hàm select để lấy ngày trong tuần

– Sao chép công thức trong ô e10 sang ô tiếp theo bên phải cho đến ô ai10 (ngày 31)

Tuy nhiên, không phải tháng nào cũng có 31 ngày nên để tránh hiển thị số ngày của các tháng khác trong tháng, ta làm như sau: + Bắt đầu từ ngày 29 (ô ag9) ta chỉnh hàm như sau: = if (day (af9 + 1) = day (e9); ””; af9 + 1) Nội dung hàm: Nếu giá trị ngày của ô af9 + 1 bằng giá trị ngày của ô e9, nó sẽ trả về null, nếu nó không bằng nhau, nó sẽ trả về ô Giá trị af9 + 1 (tức là nếu tháng 2 có 28 ngày thì ngày 29 là ngày 1 tháng 3, vì vậy giá trị ngày là 1, bằng giá trị ngày trong ô e9, nếu , nó trống và ngày 1 tháng 3 không được hiển thị. Nếu tháng 2 đó có 29 ngày, hãy hiển thị 29)

+ Trong ô ah9, chúng ta sử dụng hàm sau: = if (ag9 = ””; ””; if (day (ag9 + 1) = day (e9); ””; ag9 + 1)) nội dung hàm:

• if thứ nhất: Nếu ô ag9 trống, thì ô ah9 cũng sẽ trống (tức là nếu tháng 2 là 28 ngày, không phải ngày 30)
• if thứ 2: Tương tự với ô Hàm if trong lưới ag9, tức là có 29 ngày trong tháng 2, và ngày 30 sẽ không được hiển thị.

+ Trong ô ai9, chúng ta sử dụng hàm sau: = if (ah9 = ””; ””; if (day (ah9 + 1) = day (e9); ””; ah9 + 1))

p>

Nội dung hàm:

• if 1: nếu ah9 trống, thì ai9 cũng trống (tức là nếu không có ngày thứ 30 và không có ngày thứ 31)
• if thứ 2: nếu tháng chỉ có 30 ngày, Sẽ không có ngày 31

+ Hàm select trong các ô ag10, ah10, ai10 tạo ra lỗi khi các ô ag9, ah9, ai9 trống. Nhưng nó sẽ không ảnh hưởng đến bảng tính, vì vậy đừng lo lắng.

Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện các ngày trong tháng và các ngày trong tuần.

Tiếp theo là thay đổi màu tự động cho Thứ Bảy và Chủ Nhật, khác với các ngày trong tuần

+ Đánh dấu nội dung trong bảng (từ e9 đến ai30 – tức là tất cả về ngày tháng và thời gian của nhân viên), chọn tính năng Định dạng có Điều kiện (Conditional Formatting), trong phần Custom Formatting, chọn New Rule.

+ Định dạng các cột không chứa giá trị ngày (ví dụ: tháng 2 có 28 ngày, tự động đánh dấu các ngày trống để phân biệt)

Bước 1: Trong ô b4, tạm thời thay đổi giá trị tháng thành 2 và thử

Xem thêm: Cách Làm Mực Rim Tỏi Ớt – Mực Ngào Bình Định

Bước 2: Đánh dấu vùng trong bảng, chọn Định dạng có điều kiện chức năng / Quy tắc mới / Sử dụng công thức …, nhập hàm = if (e $ 9 = ””; true; false), chọn định dạng màu xám cho văn bản và nền tảng, chúng tôi nhận được các kết quả sau:

Khi bạn hoàn tất, hãy nhớ trả lại giá trị tháng 1 trong ô b4.

Vâng, đó là phần cuối của thiết lập ngày của lịch trình. Bây giờ bước cuối cùng là đặt dấu thời gian.

Đặt Dấu thời gian

+ Bạn chọn một số ký hiệu thời gian cho một số loại công việc như sau:

• Ngày làm việc thực tế (làm việc toàn thời gian):
• Nửa ngày làm việc (làm nửa ca, nửa ngày …)
• Được trả lương đầy đủ nghỉ phép (đi học, đi họp, đi nghỉ … nghỉ có lương)
• nghỉ không lương

…. (Theo đơn vị, chọn các phương pháp tính thời gian khác nhau)

Lưu ý rằng mỗi ký hiệu thời gian sẽ tương ứng với 1 cột công việc (hoặc có thể kết hợp), cộng với 1 cột để tính tổng khối lượng công việc

Trong ví dụ, tôi đã nhập như sau:

• Số ngày làm việc thực tế: x
• Làm việc nửa ngày: v
• Nghỉ nguyên lương: p
• Nghỉ không lương: k
• Ốm đau, thai sản: o

Hàm, công thức làm việc

Trong cột ngày thực tế (cột aj), trong ô aj11, hãy đặt hàm sau:

= countif ($ e11: $ ai11; $ g $ 34)

Nội dung hàm: Đếm số lần xuất hiện của giá trị trong ô g34, nằm trong khoảng từ e11 đến ai11. Giá trị trong ô G34 là ký hiệu thời gian cho toàn bộ ngày trong tuần, phạm vi e11 đến ai11 là số ngày trong tuần của người đầu tiên (hàng 11) và cột e và ai được cố định để khi công thức được sao chép , nó không bị ảnh hưởng. Múi giờ

Tương tự như các cột khác, chúng tôi đặt công thức:

• Ô ak11 (nửa lương) = countif ($ e11: $ ai11; $ g $ 35)
• Ô al11 (nghỉ có lương) = countif ($ e11: $ ai11; $ g $ 36 )
• Ô am11 (nghỉ không lương) = countif ($ e11: $ ai11; $ g $ 37)
• Ô an11 (ốm, nghỉ thai sản) = countif ($ e11: $ ai11 ; $ g $ 38)

Tổng khối lượng công việc sẽ được tính toán dựa trên yêu cầu công việc của đơn vị. Ví dụ: tổng số ngày làm việc = số ngày làm việc thực tế + một nửa lương x 0,5 + thời gian nghỉ có lương + nghỉ ốm đau, thai sản

11 của tôi = aj11 + ak11 * 0.5 + al11 + an11

Sau khi đặt công thức, chúng tôi sao chép công thức cho các nhân viên khác

Khi hoàn tất, nó sẽ giống như sau:

Điều này hoàn thành việc xác định thời gian, tạo ký hiệu và tính toán số lượng công việc. Bây giờ bạn có thể kiểm tra công thức bằng cách nhấp vào một số ký hiệu trong bảng.

Vậy là chúng tôi đã hoàn thành lịch biểu tháng 1. Bây giờ chỉ cần sao chép các tháng còn lại.

Bên cạnh việc chấm công, chúng ta còn cần làm các công việc khác liên quan đến tính lương, bảo hiểm, thuế thu nhập … Nắm vững kiến ​​thức trong công tác quản trị – nhân sự và cách ứng dụng excel, mời các bạn tham gia quản trị nhân sự từ a đến z Học excel các khóa học trực tuyến. Có thông tin tiết lộ rằng bạn cũng sẽ nhận được phần mềm quản lý nhân sự miễn phí khi tham gia khóa học này. Nhân tiện, bạn cũng có thể tải xuống một tệp excel để theo dõi các kỳ nghỉ trong lớp. Chi tiết xem: Học excel trực tuyến

Xem thêm: Cách Làm Lẩu Riêu Cua Bắp Bò Ngon Như Ngoài Tiệm