Mẹo nhỏ: Để tìm kiếm chính xác các bài viết của Vuihecungchocopie.vn, hãy search trên Google với cú pháp: "Từ khóa" + "vuihecungchocopie". (Ví dụ: công thức giải rubik 3x3 vuihecungchocopie). Tìm kiếm ngay
8 lượt xem

Tạo thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – tính năng trộn thư Mail Merge

Bạn đang quan tâm đến Tạo thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – tính năng trộn thư Mail Merge phải không? Nào hãy cùng Vuihecungchocopie đón xem bài viết này ngay sau đây nhé, vì nó vô cùng thú vị và hay đấy!

Kết hợp thư ( kết hợp thư trong excel ) là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời khi gửi một lượng lớn thư. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một bức thư, email hoặc tiêu đề thư bằng cách kết hợp thông tin của bạn trong một trang tính excel. Học Excel Online nâng cao sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về tính năng này và hướng dẫn từng bước để phối thư.

Nền tảng kết hợp thư:

Kết hợp thư (phối thư trong excel ) có vẻ khó khăn, nhưng quá trình này thực sự khá đơn giản.

Bạn đang xem: Cach lam mail merge trong excel

Như bạn hiểu, quy trình phối thư bao gồm 3 tài liệu:

  1. Tài liệu Word chứa mã cho từng phần cụ thể.
  2. Tệp nguồn phối thư trong Excel chứa thông tin người nhận, một người nhận trên mỗi dòng.
  3. Bản sao văn bản cuối cùng, bao gồm toàn bộ thư, email, phong bì.
  4. Chuẩn bị trang tính excel để phối thư:

    • Khi phối thư ( phối thư trong excel ), tệp excel sẽ được kết nối với tài liệu phối thư trong word. Microsoft Word sẽ lấy trực tiếp tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận từ bảng tính excel.
    • Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo rằng tệp excel đã chứa đầy đủ thông tin bạn muốn, bao gồm họ, tên, lời chào, mã zip, địa chỉ … Nếu bạn muốn thêm nhiều liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên Thực hiện thay đổi hoặc thêm vào trang tính excel trước khi phối thư.
    • Những điều quan trọng cần kiểm tra:
    • Các cột trong bảng tính excel phải khớp với phần bạn muốn sử dụng trong phối thư. Ví dụ: nếu bạn muốn gọi người đọc của mình bằng tên, hãy đảm bảo tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo tiểu bang hoặc thành phố, hãy chỉ định rằng bạn đã có hai cột tiểu bang và thành phố riêng biệt.
    • Nếu tệp excel chứa ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng số, ngày tháng và đơn vị tiền tệ chính xác.
    • Nếu bạn đã tạo một trang tính excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc .txt, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản .
    • Cách hợp nhất email từ excel sang word:

      Khi bạn đã hoàn thành và kiểm tra lại trang tính excel, bạn đã sẵn sàng để phối thư. Trong ví dụ này, chúng tôi đang hợp nhất thư với danh sách người nhận trong wrd 2010 và tương tự cho word 2013.

      1. Nếu bạn đã soạn thảo một bức thư, bạn có thể mở một tài liệu word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
      2. Chọn loại kết hợp thư bạn muốn. Đi tới Thư> Bắt đầu trộn thư và chọn loại kết hợp thư – Thư ( Thư ), Email ( Thư email ), Dấu ( > Thư email ) strong> label … strong>), phong bì ( phong bì … ) hoặc tài liệu ( tài liệu từ thông thường ). Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn chữ cái .
      3. Choose what kind of mail merge you want to run.

        1. Chọn người nhận. Chọn người nhận trong Thư & gt;> Sử dụng Danh sách Hiện có …
        2. Select the recipients.

          1. Kết nối trang tính excel và tài liệu word. Bằng cách thiết lập kết nối giữa excel và word, hãy đảm bảo rằng mỗi khi dữ liệu người nhận trên tệp excel được thay đổi, nguồn dữ liệu phối thư sẽ tự động được cập nhật.
          2. Tìm hiểu thêm: Khóa học Excel Trực tuyến

            Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu , tìm trang tính excel và nhấp vào Mở . Nếu từ yêu cầu bạn chọn từ một bảng, hãy chọn từ đó và nhấp vào OK.

            connect your Excel spreadsheet to the Word mail merge document you are creating.

            1. Nếu bạn chỉ muốn thêm một số người nhận từ bảng tính excel, hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa danh sách người nhận trong nhóm Bắt đầu kết hợp thư .
            2. .

              click the edit recipient List button if you want to include only some of the recipients.

              Hộp thoại Người nhận phối thư ¸ Chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc xóa người nhận khỏi phối thư.

              excel dialog box launcher 1 143

              Chú ý. Bạn cũng có thể sắp xếp và lọc danh sách người nhận cũng như xác nhận email bằng cách nhấp vào tùy chọn Xác minh địa chỉ … trong địa chỉ Tối ưu hóa danh sách người nhận .

              Do đó, chúng tôi đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sàng điền vào thông báo. Nhập các chữ cái mẫu thành các từ hoặc sao chép / dán từ các nguồn khác.

              1. Thêm trường để điền vào. Bạn cần chỉ định nơi nhập địa chỉ khối địa chỉ và dòng lời chào dòng lời chào . Viết & amp; Chèn vào Thư > trường . thẻ
              2. .

                Add placeholders for the Address Block and Greeting Line.

                Tùy thuộc vào vị trí cần điền, một hộp thoại sẽ mở ra với nhiều tùy chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả trong phần đó và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái / phải để chuyển đến bản xem trước của người nhận trước đó / tiếp theo.

                excel dialog box launcher 1 144

                Khi hoàn tất, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như hình dưới đây:

                The placeholders will appear in a Word document.

                Xem thêm: 8 Điều Chưa Biết Về Mạc Anh Thư: “Tôi Không Đủ Đam Mê Nghề Diễn”

                Đối với một số chữ cái, chỉ cần thêm khối địa chỉ dòng lời chào . Khi lá thư này được in, tất cả các bản sao đều giống hệt nhau, ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

                Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh cá nhân. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Chèn trường hợp nhất và chọn dữ liệu để chèn từ danh sách thả xuống.

                1. Xem trước bức thư này. Để đảm bảo dữ liệu người nhận được hiển thị chính xác trong thư, hãy nhấn nút Xem trước kết quả trên Gửi thư .
                2. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái / phải để xem từng tin nhắn có chứa dữ liệu người nhận.

                  use the left and right arrows to view each letter with the recipient

                  1. Hoàn tất phối thư. Khi hài lòng, nhấn kết thúc & amp; Hợp nhất trong nhóm Kết thúc để chọn in hay gửi thư.
                  2. Click Print Documents to finish the merge and print the letters.

                    Nhấp vào Chỉnh sửa một tài liệu nếu bạn muốn chỉnh sửa trước khi in hoặc gửi qua email. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của chữ cái nếu cần.

                    1. Sao lưu văn bản phối thư. Bạn có thể sao lưu tệp phối thư giống như tệp word thông thường bằng cách nhấn nút Lưu hoặc nhấn phím ctrl + s .
                    2. Sau khi sao lưu, tệp sẽ luôn được kết nối với danh sách trong excel. Khi bạn muốn kết hợp thư lại văn bản, hãy mở nó và nhấn khi word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.

                      click Yes to keep the connection between the Excel file and Word document.

                      Ngoài tùy chọn Kết hợp Thư trên thanh công cụ, Microsoft Excel cung cấp chức năng tương tự trong Trình hướng dẫn Kết hợp Thư .

                      Bạn có thể đi tới Thư & gt; Bắt đầu Hợp nhất Thư> Trình hướng dẫn Hợp nhất Thư từng bước …

                      Starting the Mail Merge Wizard

                      Khi bạn nhấp vào nó, Trình hướng dẫn kết hợp thư sẽ xuất hiện ở bên phải của màn hình và hướng dẫn bạn từng bước kết hợp thư.

                      The Mail Merge pane can walk you through the merge process step-by-step.

                      Cách kết hợp tin nhắn với ngày tháng, đơn vị tiền tệ và các số khác:

                      Khi hợp nhất các email, hãy chú ý đến các giá trị như ngày tháng, đơn vị tiền tệ, số, v.v. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng các giá trị này.

                      Định dạng mã zip, v.v. trong excel có chứa số không

                      Để không mất các số 0 ở đầu khi hợp nhất thư, bạn có thể chỉ cần định dạng cột mã zip dưới dạng văn bản trong excel.

                      1. Chọn cột Mã ZIP, nhấp chuột phải và chọn Định dạng ô … từ danh sách thả xuống.
                      2. Select Format Cells... from the context menu.

                        1. Trong tab số , chọn văn bản và nhấn OK.
                        2. On the Number tab, select Text and then click OK.

                          Sử dụng Trao đổi dữ liệu động để kết hợp tin nhắn với ngày và số

                          Nếu bảng excel chứa ngày tháng, số thập phân và đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Trao đổi dữ liệu động để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng chính xác sau khi hợp nhất thư.

                          1. Đi tới Tệp & gt; Tùy chọn & gt; Nâng cao .
                          2. Cuộn xuống chung , chọn xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở và nhấp vào ok.
                          3. Xem thêm: Squelch của đầu thu sóng không dây là gì?

                            Select the

                            Làm theo hướng dẫn trong phần trước để bắt đầu phối thư.

                            Khi bật DDI , bạn có thể nhận được một số yêu cầu, chỉ cần nhấn Có hoặc OK. Do trộn thư thông thường, chỉ khác là chọn nguồn dữ liệu, tiếp tục các bước sau.

                            1. Khi chọn người nhận, hãy nhấp vào Thư> Chọn người nhận> Sử dụng danh sách hiện có như bình thường .
                            2. Tìm kiếm trang tính, nhấp đúp để chọn ms excel worksheet qua dde (* .xls) , sau đó nhấp vào OK.
                            3. browse TO your spreadsheet, double-click it and select MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).

                              Chú ý. Nếu tùy chọn ms excel worksheet through dde (* .xls) không xuất hiện, hãy chọn chọn tất cả ở góc dưới bên trái.

                              1. Nhấp vào Toàn bộ bảng tính , sau đó OK.
                              2. Click Entire Spreadsheet.

                                Giờ đây, bạn có thể tiếp tục hợp nhất các thư như bình thường.

                                Chú ý. Để ngăn thông báo hiển thị mỗi khi tệp dữ liệu được mở, hãy bỏ chọn xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi đang mở ( tùy chọn từ & gt; nâng cao & gt; chung ) kết nối với danh sách gửi thư.

                                Định dạng ngày, giờ, số và đơn vị tiền tệ khi hợp nhất trong word

                                Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hoặc đơn vị tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn phối thư excel, bạn có thể thực hiện điều đó trực tiếp trong tài liệu word.

                                1. Chọn vùng phối thư bạn muốn định dạng. Chúng có thể là ngày, đơn vị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm hoặc các phạm vi khác.
                                2. Nhấn shift + f9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ: nếu bạn chọn khu vực tiền tệ , bạn sẽ thấy {tiền tệ hợp nhất}.
                                3. Thêm một trong các ký hiệu trong bảng bên dưới. Ví dụ: nếu bạn muốn 3000 xuất hiện dưới dạng $ 3000, việc thêm # $, 0 sẽ hiển thị mã sau: {mergefield currency # $, 0}
                                4. Nhấn f9 để cập nhật khu vực. Sau đó nhấn shift + f9 để xem kết quả.
                                5. Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và tỷ lệ phần trăm

                                  Chú ý. Bạn có thể thay thế biểu tượng $ bằng một biểu tượng tiền tệ khác, € hoặc £.

                                  Định dạng ngày và giờ

                                  Bạn có thể sử dụng d, m, y cho ngày và giờ, nhưng hãy nhớ m cho tháng và m cho phút.

                                  Thay đổi định dạng của ngày và giờ hiện tại:

                                  Nếu bạn thêm trường Ngày Giờ vào văn bản phối thư hiển thị thời gian hiện tại, bạn có thể thay đổi định dạng của nó.

                                  1. Chọn trường Ngày hoặc Giờ mà bạn muốn thay đổi định dạng.
                                  2. Nhấn shift + f9 để hiển thị mã vùng. Nếu chọn trường ngày , bạn sẽ thấy {date @ “m / d / yyyy”}
                                  3. Nhấp chuột phải vào khu vực và chọn Chỉnh sửa Trường từ danh sách các tùy chọn.
                                  4. Right-click the field and choose Edit Field from the context menu.

                                    1. Trong hộp thoại Trường , đảm bảo trường Tên trường ở định dạng Ngày . Chọn định dạng mong muốn trong Định dạng ngày tháng và nhấn OK.
                                    2. excel dialog box launcher 1 145

                                      Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng trên các bản cập nhật, hãy chọn hộp Giữ nguyên định dạng trong khi cập nhật ở góc dưới bên trái của cửa sổ hộp thoại. p>

                                      Lối tắt kết hợp thư:

                                      Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tạo mail tự động từ dữ liệu excel sang word một cách dễ dàng nhất – Tính năng Mail Merge. Để có thể trau dồi kiến ​​thức excel từ cơ bản đến nâng cao, hãy đăng ký ngay khóa học Quick Words excel được các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về excel hướng dẫn nhiệt tình. Giá là hấp dẫn nhất.

                                      Nguồn n: canbits, được dịch và chỉnh sửa trực tuyến bởi hocexcel.

                                      Ngoài việc sử dụng excel để làm việc hiệu quả, bạn cũng nên sử dụng tốt các hàm và công cụ khác của excel:

                                      Một số chức năng cơ bản phổ biến, chẳng hạn như:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *