Mẹo nhỏ: Để tìm kiếm chính xác các bài viết của Vuihecungchocopie.vn, hãy search trên Google với cú pháp: "Từ khóa" + "vuihecungchocopie". (Ví dụ: công thức giải rubik 3x3 vuihecungchocopie). Tìm kiếm ngay
7 lượt xem

Voicemail là gì? Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt voicemail cho tổng đài

Bạn đang quan tâm đến Voicemail là gì? Hướng dẫn chi tiết cách cài đặt voicemail cho tổng đài phải không? Nào hãy cùng Vuihecungchocopie đón xem bài viết này ngay sau đây nhé, vì nó vô cùng thú vị và hay đấy!

Thư thoại là một thuật ngữ không quen thuộc nhưng quen thuộc để thực hiện cuộc gọi nhưng không trả lời. Đây là một dịch vụ cung cấp một tin nhắn thoại cho người nghe khi không rảnh hoặc bận. Hãy cùng tìm hiểu thêm về hộp thư thoại qua các bài viết sau.

1. Thư thoại là gì?

Thư thoại là dịch vụ cung cấp tin nhắn âm thanh cho người đăng ký khi họ không có mặt hoặc khi điện thoại bận hoặc tắt. Sau khi hoàn tất, thư thoại sẽ chuyển đến hộp thư thoại ngay lập tức để người nhận có thể nghe được tin nhắn từ người dùng bị nhỡ cuộc gọi.

Bạn đang xem: Voicemail là gì

Ngoài việc phục vụ nhu cầu liên lạc cá nhân, hộp thư thoại còn được phát triển trong hệ thống tổng đài doanh nghiệp để nhận tin nhắn thoại từ khách hàng.

Các doanh nghiệp thường sử dụng thư thoại khi:

  • Khách hàng liên hệ trong giờ không làm việc: Tổng đài không có người trả lời trong thời gian này, khách hàng để lại tin nhắn thoại trên hệ thống tổng đài, ưu tiên gọi lại để giải quyết vấn đề. ngày tiếp theo.
  • Khách hàng không liên hệ với nhà điều hành trong các ngày lễ và năm mới.
  • Khách hàng gọi khi tổng đài bận, toàn bộ nhân viên đang nói chuyện với khách hàng khác và thời gian chờ vượt quá thời gian chờ tối đa trong hàng đợi.

Mục tiêu của thư thoại là giúp người gọi truyền thông tin khi không thể liên lạc được; người nhận không bao giờ bỏ lỡ tin nhắn và trả lời ngay khi họ mở máy hoặc nhận tổng đài. Dịch vụ này rất phát triển ở các nước trên thế giới và cũng đang dần phổ biến tại Việt Nam.

voice%20mail%201

Cấu trúc hội thoại thường được sử dụng khi thông báo thư thoại:

Sử dụng dịch vụ thư thoại cá nhân, người gọi có thể để lại tin nhắn sau khi nhà điều hành phát đi “Hiện tại không liên lạc được với người dùng bạn vừa gọi, vui lòng để lại tin nhắn sau khi có âm báo nhắc”.

XEM THÊM:  Tìm Hiểu Ngay Đường Pitch Là Gì Cùng Những Thầm Lặng Bên Lề

Khi sử dụng dịch vụ tổng đài, hệ thống sẽ phát nội dung “Hiện tại toàn bộ nhân viên đang bận, quý khách vui lòng gọi lại hoặc nhắn tin sau. Để lại tin nhắn sau tiếng bíp” hoặc “Hiện tại tổng đài không hoạt động, quý khách vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng bíp. Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể. Cảm ơn bạn. “

& gt; & gt; & gt; Xem thêm các bài viết về xây dựng tập lệnh chuyển đổi:

  • Mẫu Lời chào hoặc Đơn đăng ký của Call Center dành cho tất cả các doanh nghiệp
  • Kịch bản tiếp thị qua điện thoại của Bảo hiểm nhân thọ có tỷ lệ đóng cao
  • Biểu mẫu yêu cầu chăm sóc khách hàng

2. Chức năng thư thoại

Xem thêm: Quản trị bán hàng là gì? Nội dung công tác quản trị bán hàng

Thư thoại hoạt động giống như một máy trả lời tự động. Tuy nhiên, điểm khác biệt chính là thư thoại không được lưu trữ trên máy trả lời tự động mà trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ. Thư thoại cũng có những đặc điểm tương tự như thư điện tử, nhưng tin nhắn được gửi bằng giọng nói thay vì văn bản.

tinh%20nang%20voicemail

Ngoài ghi và phát lại âm thanh, thư thoại có các tính năng sau:

  • Nhận thư thoại từ nhiều người gọi cùng lúc
  • Chuyển tiếp thư thoại tới hộp thư của người nhận khác
  • Thêm phần giới thiệu bằng âm thanh vào các thư được chuyển tiếp của bạn
  • Truyền tin nhắn thoại cho nhiều người cùng lúc
  • Lưu trữ tin nhắn thoại trong thời gian dài
  • Thông báo thư thoại mới qua điện thoại hoặc trang web
  • Cài đặt các lời chào khác nhau cho những người dùng khác nhau
  • Chuyển đổi và lưu tin nhắn thoại thành các tệp có thể được gửi dưới dạng tệp đính kèm trong email
XEM THÊM:  U tân sinh chưa rõ tính chất là gì

3. Hướng dẫn chi tiết cài đặt hộp thư thoại cho tổng đài

Mỗi tổng đài dịch vụ khách hàng có một giao diện khác nhau để thiết lập thư thoại. Bài viết này sẽ chia sẻ một ví dụ về cách cài đặt hộp thư thoại trên tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh stringeex. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký tại đây.

call center

Trước khi cài đặt thư thoại, bạn cần hiểu một số khái niệm liên quan:

  • Đại lý: Tư vấn và Dịch vụ Khách hàng
  • Nhóm: Một nhóm các đại lý thực hiện một nhiệm vụ chung. Ví dụ: nhóm giải quyết khiếu nại, nhóm dịch vụ khách hàng, nhóm tư vấn sản phẩm, nhóm hỗ trợ kỹ thuật
  • hàng đợi: Đây là một thành phần của tổng đài. Nguyên tắc hoạt động là cấu trúc dữ liệu hoạt động trên năm mươi (lần phân phối trước ) quy tắc để lập lịch các cuộc gọi đến theo trình tự. Trong thiết lập pbx, quản trị viên thường thêm các nhóm tác nhân vào một hàng đợi để nhận các cuộc gọi dịch vụ từ những khách hàng tràn vào hàng đợi đó. Có thể có nhiều nhóm trong hàng đợi.
  • ivr tree: là hệ thống thoại tự động có khả năng tự động tương tác với người gọi, thu thập thông tin người gọi và quản lý các cuộc gọi trực tiếp đến hàng đợi thích hợp, từ đó đến nhân viên chăm sóc nhu cầu của khách hàng.

Để cài đặt thư thoại, hãy đi tới Quản trị -> Cài đặt pbx – & gt; Hàng đợi – & gt; Chỉnh sửa

Có thể có nhiều hàng đợi khác nhau trong tổng đài và người quản trị có thể bật và thiết lập thư thoại riêng cho từng hàng đợi.

XEM THÊM:  Xét nghiệm Covid PCR giá bao nhiêu, có được BHYT chi trả không? | Medlatec

Thay đổi trạng thái thư thoại của hàng đợi này từ tắt thành hoạt động

Xem thêm: MORE AND MORE – Cấu Trúc Càng Ngày Càng Trong Tiếng Anh

Sau đó, thiết lập chức năng thư thoại, ví dụ:

Chế độ phát thư thoại:

  • nói chuyện: sử dụng giọng nói ai (trí tuệ nhân tạo) để đọc nội dung đặt trước trước khi khách hàng rời khỏi thư thoại
  • phát: sử dụng tệp mp3 được ghi sẵn để phát hướng dẫn trước khi khách hàng rời thư thoại

Nội dung phát thư thoại: Khi chọn chế độ “cuộc gọi”, bạn cần nhập tin nhắn bạn muốn đọc vào đây

Thời lượng tin nhắn thoại tối đa: Chọn lượng thời gian tối đa khách hàng được phép để lại tin nhắn

Chế độ cảm ơn:

  • nói chuyện: sử dụng giọng nói ai (trí tuệ nhân tạo) để đọc nội dung cảm ơn khách hàng đã để lại thư thoại
  • phát: sử dụng các tệp mp3 được ghi âm trước để phát nội dung cảm ơn khách hàng đã để lại thư thoại

Tin nhắn cảm ơn: Khi bạn chọn chế độ “nói chuyện”, bạn sẽ cần nhập tin nhắn bạn muốn đọc vào đây

Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Cập nhật Hàng đợi và cài đặt thư thoại thành công.

Với bài viết này, bạn đã biết thư thoại là gì. Thư thoại giúp tổng đài chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp và giúp cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng.

Tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh stringeex cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp, quản lý thông tin khách hàng và chức năng thư thoại chuyên nghiệp.

Bạn có thể đăng ký tại đây để được giới thiệu sản phẩm chi tiết hơn.

Xem thêm: Vạn Sự Kết Cục Nghĩa Là Gì, Cách Dịch Biển Số Xe Theo Phong Thủy

Công khai: VUIHECUNGCHOCOPIE.VN là trang web Tổng hợp Ẩm Thực - Game hay và Thủ Thuật hàng đầu VN, thuộc Chocopie Vietnam. Mời thính giả đón xem.

Chúng tôi trân trọng cảm ơn quý độc giả luôn ủng hộ và tin tưởng!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.